L’accueil téléphonique, premier contact avec l’entreprise

Le téléphone demeure, aujourd’hui encore, le principal moyen permettant d’entrer en contact avec une entreprise. Pour cette raison, l’accueil téléphonique ne doit jamais être négligé car il joue un rôle crucial pour l’activité de l’entreprise.
Quels sont les éléments essentiels à un accueil téléphonique de qualité ? Quelle incidence peut avoir l’accueil téléphonique pour une entreprise ? Découvrez tous les conseils à suivre, avec G2C Business Center.

Le téléphone : un élément à ne pas négliger pour les entreprises

Décrocher son combiné est de nos jours le premier réflexe de nombreux clients, fournisseurs ou autres interlocuteurs pour entrer en contact avec une entreprise. Offrir un accueil téléphonique d’excellente qualité doit de ce fait être une priorité. Les entreprises doivent considérer chaque appel comme une opportunité commerciale susceptible d’aboutir. Parler avec un interlocuteur de l’entreprise peut par exemple permettre à l’appelant d’obtenir des informations ne figurant pas sur le site Internet ou même de se rassurer sur l’existence réelle de la société avant de faire appel à ses services ou d’acheter ses produits.

Le B-A-BA d’un accueil téléphonique d’entreprise de qualité

L’accueil téléphonique d’une entreprise peut exercer une influence positive ou négative en matière d’image. Il est important de respecter quelques règles élémentaires pour des communications réussies et donnant envie aux éventuels clients, fournisseurs ou autres prospects d’interagir à nouveau avec l’entreprise. Qui que soit la personne répondant au téléphone, elle doit s’efforcer au quotidien de :

  • ne pas laisser le téléphone sonner trop longtemps avant de décrocher (3 sonneries au maximum) ;
  • toujours décliner l’identité de l’entreprise dès le début de l’appel ;
  • parler de manière distincte et d’une voix claire ;
  • pratiquer une écoute active et être attentive aux propos tenus par l’appelant ;
  • désamorcer les situations de conflits avec professionnalisme ;
  • faire preuve d’amabilité, une absence de sourire dans la voix s’entend toujours ;
  • raccrocher en dernier en partant du principe que votre interlocuteur n’a jamais fini de parler, cela afin de ne jamais le couper lorsqu’il s’exprime ;
  • orienter l’appelant vers le bon interlocuteur ou donner des informations claires concernant les disponibilités des membres de l’entreprise ;
  • recueillir systématiquement les coordonnées de l’appelant (nom et prénom, numéro de téléphone, le nom de l’entreprise pour laquelle il travaille et éventuellement son adresse e-mail) et l’objet de son appel si le correspondant souhaité n’a pas pu être joint. Cela facilitera le suivi et le traitement de l’appel.

Des réponses ou des intonations incertaines, une mauvaise élocution ou un ton froid peuvent laisser présager que l’on dérange ou que l’organisation interne n’est pas optimale. Ces aspects peuvent décourager toute personne souhaitant s’adresser à l’entreprise et la conduire à s’adresser à un concurrent plus amène.
L’accueil téléphonique doit donc toujours être de bonne qualité et refléter les qualités et les valeurs véhiculées par l’entreprise à travers sa communication.

L’accueil téléphonique au G2C Business Center

G2C Business Center, situé à Lyon 7ème, propose un service d’accueil téléphonique aux entreprises n’étant pas en mesure de traiter leurs appels, d’engager une assistante ou souhaitant disposer d’une ligne dédiée. Les entreprises qui le désirent peuvent en effet se voir attribuer une ligne de téléphone personnelle, communicable auprès de leur réseau.

Au quotidien, notre équipe de professionnels parfaitement formée à l’accueil téléphonique de qualité répondra au téléphone au nom de votre entreprise. Ce faisant, elle suivra à la lettre les préconisations fournies lors de la réunion de briefing précédant systématiquement la mise en place de ce dispositif. Les consignes ponctuelles sont également prises en compte. Il suffira simplement de les communiquer le moment voulu
À l’issue de chaque appel, les coordonnées de l’appelant ainsi que son éventuel message sont transmis directement par e-mail à l’entreprise pour un traitement plus rapide.

Bon à savoir :
G2C Business Center accueille vos clients par téléphone du lundi au vendredi, de 8h30 à 19h. À noter également que votre centre d’affaires lyonnais est spécialisé dans l’accueil téléphonique immobilier et médical.

Vous souhaitez obtenir plus de renseignements concernant nos services d’accueil téléphonique pour les entreprises ? N’hésitez pas à contacter l’équipe du G2C Business Center par e-mail à l’adresse : castro[at]espace-g2c.com ou par téléphone au 04 78 61 66 66.